Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý giao tiếp thông tin dự án xây dựng

Trong nghiên cứu này tác giả tập trung thu thập và tổng hợp dữ liệu các nhân tố ảnh hưởng quản lý giao tiếp thông tin trong dự án xây dựng. Để tìm ra các nhân tố ảnh hưởng, tác giả đã tiến hành khảo sát, Thang đo 5 điểm của Likert được sử dụng để đánh giá các yếu tố dần dần dựa trên ý nghĩa của chúng. Phân tích mô tả được sử dụng để phân tích dữ liệu được thu thập từ cuộc khảo sát. Chỉ số trung bình (AI) và độ lệch chuẩn được sử dụng để xếp hạng mức độ quan trọng của các yếu tố theo thứ tự giảm dần, sau đó sử dụng một số phân tích thống kê: kiểm tra độ tin cậy của thang đo, phân tích nhân tố khám phá EFA để xác định mức độ tin cậy cũng như mức độ tác động của các nhân tố đến việc quản lý giao tiếp thông tin trong dự án xây dựng.

Kết quả cho nhóm nhân tố do quy mô, tính chất công trình gồm: Công trình có quy mô phức tạp, thông tin chồng chéo, số lượng các bên tham gia quá nhiều, trong khi cơ cấu tổ chức cho mục đích giao tiếp kém dẫn đến xung đột, căng thẳng nơi làm việc được đánh giá là ảnh hưởng nhiều tới quản lý giao tiếp thông tin cho dự án và gián tiếp làm ảnh hưởng đến hiệu quả dự án.

1. Đặt vấn đề

Trong ngành xây dựng, lượng thông tin được tạo ra từ các bên liên quan là rất lớn, chính điều này đã tạo ra một thách thức cho việc trao đổi các thông tin đó. Quản lý dự án xây dựng luôn luôn cần sự phối hợp thực hiện hiệu quả của nhiều bên (Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án, Tư vấn giám sát, Tư vấn thiết kế, Nhà thầu…) qua nhiều giai đoạn của dự án để thành công.

Một trong những yếu tố chính tạo nên sự thành công của các dự án là quản lý thông tin liên lạc, truyền đạt đúng cách và kịp thời cung cấp thông tin giữa tất cả các bên liên quan trong và ngoài dự án. Mặc dù đã nhấn mạnh vào tầm quan trọng của truyền thông dự án nhưng có rất ít nghiên cứu xác định các yếu tố ảnh hưởng đến truyền thông dự án. Kinh nghiệm của các nhà quản lý dự án trong việc quản lý thay đổi thông tin cũng như khả năng truyền đạt hông tin rất quan trọng trong sự thành công của bất kỳ dự án nào.

Để cải thiện các vấn đề nêu trên, việc nhận dạng và ứng phó cần được thiết lập trước tùy vào điều kiện thực tế công trình sẽ được áp dụng phù hợp dựa vào các thống kê, ngân hàng dữ liệu đã được mã hóa, lưu trữ sẵn từ các chuyên gia đầu ngành đã tổng hợp và tối ưu bằng hệ thống các bảng câu hỏi, khảo sát trước đó và phân tích trị trung bình mức độ ảnh hưởng của nhân tố và đưa ra giải pháp ứng phó tối ưu  nhất.

Nghiên cứu tập trung đào sâu vào mục tiêu như sau:

- Các nhân tố nào gây tác động đến quản lý giao tiếp thông tin trong dự án xây dựng dẫn đến ảnh hưởng hiệu quả của dự án.

- Các nhân tố này tác động như thế nào đến quản lý giao tiếp thông tin dự án

- Giải pháp, chiến lược ứng phó nào với những nhân tố để kiểm soát, cải thiện và tăng hiệu quả quản lý thông tin cho dự án.

2. Một số cơ sở lý thuyết

(Bảng 1: Tổng hợp các nghiên cứu liên quan)

3. Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu của nghiên cứu, dữ liệu được thu thập dựa trên phương pháp khả sát các đối tượng: quản lý công ty xây dựng, quản lý các cấp và cán bộ kỹ sư đã và đang làm việc trong các dự án xây dựng.

Quy trình nghiên cứu cụ thể bao gồm:

Bước 1: Xác định các nhân tố ảnh hưởng tới quản lý giao tiếp thông tin trong dự án xây dựng. Dựa vào sự tìm hiểu từ tạp chí, bài báo có liên quan, kinh nghiệm của bản thân và tham khảo ý kiến chuyên gia trong lĩnh vực, đã thu thập được 32 nhân tố và được chia làm 5 nhóm. Sử dụng bảng câu hỏi với thang đo Linkert 5 mức độ từ: “ảnh hưởng rất nhiều” đến “ảnh hưởng rất ít” để xếp hạng mức độ ảnh hưởng của 32 nhân tố tới quản lý giao tiếp thông tin trong dự án xây dựng.

Bước 2: Thu thập dữ liệu

Bảng khảo sát được chuyển đến các đối tượng là những người làm việc tại các dự án xây dựng như: giám đốc, kỹ sư công trường, chỉ huy trưởng, trưởng bộ phận QS, QA, QC…làm việc với những vai trò khác nhau như: Chủ đầu tư, TVGS, Thiết kế, Thi công, cung ứng…với hình thức khảo sát trực tiếp và online. Tổng cộng 270 phiếu được chuyển đi và thu được 226 phiếu trả lời hợp lệ.

Bước 3: Phân tích dữ liệu

Tác giả sử dụng excel kết hợp với phần mềm SPSS tính toán các giá trị trung bình của các yếu tố, kiểm định độ tin cậy của thang đo Cronbach’s Alpha. Sau đó, phân tích nhân tố khám phá EFA (dựa vào hệ số tải nhân tố, chỉ số KMO và kiểm định Bartlett) để xác định thứ bậc tác động của từng nhân tố và của các nhóm.

Từ kết quả khảo sát và phân tích nhân tố tác giả xác định được nững nhân tố tác động là phù hợp với giả thiết ban đầu và phù hợp thực tế khảo sát.

Cuối cùng, tác giả thực hiện một số cuộc phỏng vấn với các chuyên gia trong lĩnh vực xây dựng với hơn 15 năm kinh nghiệm để đánh giá lại các kết quả có phù hợp với thực tế hay không và thảo luận đề xuất các phương pháp giúp cải thiện, khắc phục nhằm tăng hiệu quả quản lý giao tiếp thông tin cũng như tăng hiệu quả dự án.

4. Kết quả nghiên cứu

4.1. Kiểm định giả thuyết thống kê

a. Thống kê mô tả

Kết quả thống kê mô tả bằng phần mềm SPSS được thể hiện ở với đa số người tham gia khảo sát có kinh nghiệm từ 5-10 năm, đã làm qua những công trình nhà cao tầng tại Việt Nam và đa số đều làm ở những tập đoàn lớn.

Người tham gia khảo sát thấy rằng số người tham gia khảo sát là đa số là CBKT, An Toàn ở công trình và cán bộ quản lý tại công trình, văn phòng cơ quan/Công ty. Họ làm việc chủ yếu ở những công trình nhà cao tầng tại những đơn vị chủ yếu là đơn vị thi công, CĐT, đơn vị tư vấn quản lý dự án.

Những đối tượng này chịu sự chi phối và tương tác trực tiếp đến công việc, đến hiệu quả dự án thông qua giao tiếp thông tin nên phù hợp để thực hiện khảo sát các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý giao tiếp thông tin trong dự án xây dựng.

(Bảng 2: Thống kê mô tả chung)

b. Trị trung bình

(Bảng 3: Bảng trị trung bình xếp hạng các rủi ro)

Theo bảng 3, 7 thứ hạng đầu gồm các nhân tố được những người khảo sát đánh giá có tác động lớn tới quá trình quản lý giao tiếp thông tin trong dự án xây dựng gồm: xung đột, căng thẳng cao nơi làm việc, trình độ kỹ năng và học vấn của các bên không tương thích, Công trình phức tạp, Công tác và thông tin chồng chéo, Cơ cấu tổ chức cho mục đích giao tiếp kém, Số lượng các bên liên quan quá nhiều, lòng tin, quốc tịch, dân tộc, rào chắn ngôn ngữ (đa quốc gia, đa ngôn ngữ)

c. Kiểm định thang đo Cronbach’s Alpha

(Bảng 4: Bảng hệ số Cronbach’s Alpha)

Kết quả bảng 4 cho thấy hệ số Cronbach’s Alpha của tất cả các khái niệm đo lường đều đạt từ 0.739 trở lên, hệ số tương quan biến tổng của các biến quan sát đều > 0.3. Vì vậy, tiếp tục phân tích EFA cho các biến quan sát này.

4.2. Phân tích khám phá EFA

(Bảng 5: Kết quả phân tích EFA)

Phân tích nhân tố EFA được thực hiện với phương pháp PCA loại bỏ các biến có hệ số tải <0.5 và các biến được phân loại thành 2 hoặc 3 nhóm khác nhau có hệ số tải <0.3. Sau khi chạy EFA 2 lần và loại 02 nhân tố có hệ số tải không đạt yêu cầu, còn lại 30 nhân tố được phân thành 5 nhóm yếu tố mới. Với hệ số KMO = 0.892 > 0.5, và kết quả kiểm định Bartlett có Sig = 0.00 nhỏ hơn mức ý nghĩa là 0.5, với tổng phương sai trích là 66,730% vì vậy cho thấy các biến quan sát có tương quan với nhau trong tổng thể. Phân tích nhân tố khám phá EFA tổng hợp thành 5 nhóm, tác giả tiến hành đặt tên lại theo đúng tính chất của các biến như Bảng 6.

(Bảng 6: Kết quả nhóm nhân tố mới)

5. Thảo luận

Từ kết quả phân tích, tác giả đã nhận dạng được nhân tố, mỗi nhân tố có mức độ tác động khác nhau đến quản lý giao tiếp thông tin trong dự án, nên chúng ta cần phải có những giải pháp ứng phó phù hợp cho từng giá trị này.

Nhóm các nhân tố do tổ chức: Có sự tác động rất lớn đến việc quản lý thông tin giao tiếp, việc giao tiếp của các bên tham gia với chức năng và vai trò là khác nhau, cũng có nghĩa là khác nhau về lợi ích. Cho nên việc giao tiếp thông tin cần phải được quản lý tốt và có định hướng, phân tích theo từng vai trò, vị trí được quy định cụ thể trong tổ chức tham gia thực hiện. Việc truyền đạt thông tin không đúng, không đủ, không chính xác, sai nội dung, thẩm quyền dễ gây rối, nhiễu thông tin và làm hoang mang trong việc điều hành, vận hành dự án đồng thời là mất niềm tin vào nhau trong công việc giữa nội bộ với nội bộ, giữa nội bộ với bên ngoài. Tuy nhiên, việc quản lý thông tin cần phải có kế hoạch, quy trình cởi mở, chia sẻ đúng cấp, đúng người chứ không phải hạn chế, bưng bít sẽ gây ra sự “đói” thông tin dễ dẫn đến sự thiếu hợp tác, thiếu tin tưởng lẫn nhau. Thực tế qua việc khảo sát ta nhận thấy nhân tố “không có sự phối hợp giữa các bên liên quan” có trọng số lớn nhất, điều đó cho thấy trong tổ chức đơn thể và giữa các tổ chức với nhau nếu không có sự hợp tác, chia sẻ sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến sự hiệu quả, thành công của công trình. Tiếp theo đó các nhân tố “Tổ chức những cuộc họp định kỳ không tốt”. “Thiếu kỹ năng giao tiếp tốt”, “Không có sự hợp tác và đại diện giữa các bên liên quan”…cũng thể hiện rõ các chức năng, tự tin tưởng, sự quan tâm của bậc cấp trong tổ chức bên trong và bên ngoài tổ chức là rất quan trọng, có sự ảnh hưởng lớn đến hiệu quả dự án.

Nhóm nhân tố do quy mô, tính chất công trình: Đối với một dự án xây dựng, các nhân tố quy mô, tính chất dự án là rất quan trọng, có ảnh hưởng đến nhiều mặt, nhiều góc độ của việc quản lý dự án góp phần quyết định sự thành công của dự án. Trong đó, việc quản lý thông tin truyền thông là một phần quan trọng có sự ảnh hưởng lớn đến hiệu quả. Dự án càng lớn, càng nhiều bên tham gia, với những yêu cầu kỹ thuật cao, với những quy định khắt khe về biện pháp, quy trình và tập hợp nhiều đơn vị của các bên liên quan như: thi công, thiết kế, giám sát, quản lý dự án… thì độ phức tạp là càng lớn, càng chồng chéo càng dễ dẫn đến xung đột, tranh chấp nhau do công việc. Do đó, quản lý thông tin giao tiếp của dự án phụ thuộc rất nhiều vào nhóm nhân tố này. Quan phân tích ta nhận thấy nhân tố “Số lượng các bên liên quan quá nhiều” là nhân tố có trọng số lớn, vì khi số lượng các bên tham gia lớn nghĩa là tập hợp nhiều con người, nhiều cấp bậc, nhiều công việc sẽ dẫn đến nhiều khác biệt và dễ dàng xảy ra tranh chấp, xung đột, tranh cãi trên công trình. Kiểm chứng thực tế qua khảo sát ta nhận thấy nhân tố “Xung đột, căng thẳng cao nơi làm việc” là điều mà các đáp viên quan tâm hàng đầu và có sự ảnh hưởng lớn nhất đến việc quản lý giao tiếp thông tin hiệu quả cho công trình.

Ngoài ra, nhà quản lý còn cần quan tâm tới việc xây dựng cơ cấu tổ chức cho mục đích giao tiếp tùy theo cấp độ, quy mô, tính chất dự án để đảm bảo việc truyền tải thông tin chính xác, nhanh chóng, xuyên suốt và đáp ứng. Đặc biệt, với những công trình có quy mô lớn, phức tạp.

Nhóm nhân tố do công nghệ ứng dụng: Trong thời đại công nghệ số hiện nay đã tác động và làm thay đổi mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề, trong đó ngành xây dựng hiện đại ngày nay từng bước được ứng dụng các công nghệ, phần mềm, thiết bị, máy móc hiện đại không những hỗ trợ về mặt kỹ thuật mà còn hỗ trợ về mặt truyền thông nhanh chóng, chính xác, hữu hiệu, mang tính quyết định đến hiệu quả của dự án. Do đó, nhân tố “Thiếu ứng dụng hỗ trợ công nghệ truyền thông tiên tiến” cho dự án là một nhân tố có trọng số rất cao trong nhóm và phù hợp với thực tế khảo sát qua quan tâm của các đáp viên. Ngoài ra việc lựa chọn “kênh giao tiếp phù hợp”, “ít sự cố”, tránh “đa dạng thiếu kiểm soát” để đáp ứng cho dự án cũng đóng góp phần lớn cho quản lý giao tiếp thông tin trên công trình hiệu quả.

Nhóm nhân tố do môi trường bên ngoài: Ngành xây dựng là một ngành đặc trưng với những cong tác chính thực hiện bên ngoài hiện trường, bên ngoài thực tế dự án với sự đa dạng về khoảng cách địa lý cũng như văn hóa, do đó chịu sự ảnh hưởng nhiều từ yếu tố môi trường bên ngoài. Việc thời tiết khắc nghiệt, không thuận lợi cũng như sự khác biệt về văn hóa dân tộc, vùng miền sẽ cần nhiều thời gian để vượt qua sự dè dặt, cẩn trọng, lòng tin…dễ dẫn đến sự giao tiếp thông tin kém thân thiện, không thoải mái làm ảnh hưởng đến việc quản lý thông tin và ảnh hưởng đến hiệu quả dự án.

Ngoài ra với một số dự án mang tính chất đa quốc gia thì rào chắn ngôn ngữ cũng như các phương thức, thuật ngữ giao tiếp khác nhau cũng góp phần hạn chế việc quản lý giao tiếp thông tin.

Nhóm nhân tố do cá nhân: Dự án xây dựng là một tập hợp đa dạng bởi nhiều công việc, nhiều tổ chức với những vai trò khác nhau, do đó dự án có thể xem là một quần thể của tập hợp lực lượng lớn nhân sự khác nhau đến từ các vùng miền, các thói quen, tập tính, trình độ, sự hiểu biết, cách hành xử cũng như văn hóa, ngôn ngữ… Do đó để việc giao tiếp thông tin thông suốt, dễ dàng ở từng cá nhân phải luôn luôn học hỏi, hoàn thiện, hòa nhập, tự tin, cởi mở và thân thiện trong giao tiếp. Song song đó cần hạn chế những rào cản cá nhân về tính cách, đứng đắn và nghiêm túc trong giao tiếp thông tin.

6. Kết luận

Với việc khảo sát, thu thập dữ liệu sau đó phân tích trị trung bình, kết quả thu được 32 nhân tố được chia làm 5 nhóm ảnh hưởng tới quản lý giao tiếp thông tin trong dự án xây dựng. Những mục tiêu nghiên cứu đã được giải quyết gồm: Xác định được các nhân tố ảnh hưởng đo lường mức độ ảnh hưởng của các nhân tố, phân tích sự tương tác của các nhóm nhân tố ảnh hưởng thông qua trọng số.

Thông qua kiểm định Cronbach’s Alpha và phân tích nhân tố khám phá EFA, kết quả sau khi phân tích các nhân tố được 5 nhóm nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý giao tiếp thông tin dự án xây dựng và được đặt tên như sau:

- Nhóm 1: “Nhân tố do tổ chức”

- Nhóm 2: “Nhân tố do quy mô - tính chất công trình”

- Nhóm 3: “Nhân tố do Công nghệ - ứng dụng”

- Nhóm 4: “Nhân tố do ảnh hưởng Môi trường bên ngoài”

- Nhóm 5: “Nhân tố do cá nhân”

Nhận thấy rằng từ 32 nhân tố ban đầu, sau khi phân tích còn lại 30 nhân tố thuộc 5 nhóm. Từ đó giúp các bên liên quan (CĐT, tư vấn, nhà thầu…) chú trọng đến những yếu tố này trong quá trình triển khai thực hiện dự án, nhằm mục đích nâng cao hiệu quả quản lý giao tiếp thông tin, để từ đó có các giải pháp chủ động, giảm thiểu các tác hại cũng như hạn chế tổn thất về chi phí và sự chậm trễ tiến độ mang lại sự thành công cho dự án.

Vì thời gian và nguồn nhân lực có hạn nên tác giả chỉ thực hiện nghiên cứu một số tỉnh Miền Nam và tập trung vào một vài công trình nhà cao tầng, bệnh viện dã chiến do đó chắc chắn chưa đại diện hết các ý kiến từ nhiều kỹ sư trong cả nước để đánh giá về mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến quản lý giao tiếp thông tin trong dự án xây dựng ở quy mô lớn.

Bên cạnh đó, quá trình lấy mẫu vào lúc diễn ra dịch bệnh Covid-19 nên số lượng mẫu còn hạn chế (226 mẫu), vì vậy có thể kết quả chưa đủ khách quan. Khuyến khích những nghiên cứu tiếp theo mở rộng phạm vi và quy mô nghiên cứu để có kết quả khách quan hơn.